Dokumen Perusahaan

Dok Ketenagakerjaan Perusahaan

Dokumen perusahaan, sebagai catatan-catatan dari eksistensi dan aktifitas organisasi perusahaan, merupakan bahan-bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan. Dari laporan tahunan sebuah perseroan terbatas (PT), misalnya, direktur perusahaan dapat memperoleh informasi jumlah penjualan tahun lalu untuk menentukan target penjualan tahun ini – sekaligus mengestimasi penjualan tahun depan. Sebagai dokumen perusahaan, laporan tahunan merupakan salah satu sumber penting dalam pengambilan keputusan.  

Juga dalam membuat keputusan-keputusan perusahaan, dokumen perusahaan merupakan sarana yang efektif untuk memberi nilai pembuktian hukum pada keputusan tersebut. Unduk mendirikan anak perusahaan, misalnya, surat persetujuan dewan komisaris merupakan legalisasi yang efektif untuk melegalkan persetujuan dewan komisaris tersebut. Dokumen perusahaan, merupakan alat bukti hukum untuk membuat kebijakan pimpinan perusahaan, dan juga tindakan manajemen lainnya, bernilai sah secara hukum. Dalam dokumen perusahaan, tercermin legalitas entity dan activities perusahaan.

Berdasarkan Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD), setiap orang yang menyelenggarakan perusahaan wajib membuat catatan-catatan tentang harta kekayaannya dan catatan-catatan tentang semua hal yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan. Tujuan pencatatan itu agar sewaktu-waktu bisa diketahui segala hak dan kewajiban perusahaan. Karena tujuan mendirikan perusahaan adalah memperoleh keuntungan atau laba dan mempertanggungjawabkan kerugian, maka ketentuan mengenai catatan tersebut diprioritaskan pada harta kekayaan perusahaan. Karena itu pula, setiap perusahaan, dari tahun ke tahun, diwajibkan membuat dan menandatangani neraca keuangan dalam tiap-tiap enam bulan pertama di setiap tahunnya.

Selain membuat dan menandatangani dokumen perusahaan, sebuah perusahaan juga diwajibkan menyimpan dokumen-dokumen tersebut selama 30 tahun – untuk buku-buku dan surat yang memuat catatan-catatan mengenai harta perusahaan dan catatan lainnya. Untuk surat-surat perusahaan, baik yang dikirimkan maupun yang diterima perusahaan, rentang waktu penyimpanan itu berlangsung selama 10 tahun. 

Namun, di zaman berkembangnya kebutuhan hukum masyarakat di bidang ekonomi, perdagangan, dan teknologi, beberapa ketentuan dalam KUHD, khususnya mengenai catatan dan dokumen perusahaan, sudah tidak efektif dan efisien lagi. Ketentuan yang mewajibkan penyimpanan catatan perusahaan selama 30 tahun dan penyimpanan surat selama 10 tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan ekonomi dan perdagangan nasional. Inefiseinsi ini disebabkan karena ketentuan lama dalam KUHD dinilai menimbulkan beban ekonomis dan adminsitratif yang membertkan perusahaan.

Namun demikian, pembuatan dan penyimpanan dokumen tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum. Kewajiban membuat dan menyimpan dokumen perusahaan harus tetap dijalankan, namun harus efektif dan efisien dengan semaksimal mungkin mengurangi beban ekonomis dan administratif. Di sisi lain, perkembangan teknologi saat ini juga menuntut adanya pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen.

Dengan dasar pertimbangan di atas, maka pada tahun 1997 diundangankanlah Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang tersebut mendefinisikan lebih rinci jenis-jenis pencatatan perusahaan dan menetapkan aturan mainnya. Undang-undang tersebut terutama mengatur lebih lanjut tentang klasifikasi dokumen perusahaan, masa penyimpanan dan pemusnahannya, serta mengalihformatkannya ke bentuk lain – misalnya mikrofilm atau digital.

Selengkapnya Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan mendefiniskan dokumen perusahaan sebagai data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Dokumen perusahaan terdiri dari:

Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha perusahaan, yang menurut UU, dokumen perusahaan itu berupa:

a. Catatan

  • Neraca Tahunan
  • Perhitungan Laba Rugi Tahunan
  • Rekening
  • Jurnal Transaksi Harian
  • Setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan

b. Bukti Pembukuan

Warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal.

c. Data Pendukung Administrasi Keuangan

Data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri dari:

  •        Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan
  •        Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan

Dokumen Lainnya.

Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan Yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, misalnya:

  • Perjanjian/Kontrak
  • Surat Kuasa
  • Memo Perintah Bayar
  • Berita Acara Serah Terima Barang

(www.legalakses.com)

Artikel terkait:

  1. Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Perusahaan Selama 10 Tahun
  2. Mengalihkan Dokumen Kertas Ke Mikrofilm dan Digital
Share Button

Komentar

Komentar

New Picture (5)
IMG_1546Menggunaan Alamat Rumah Tinggal Untuk Domisili Perusahaan IMG_1090 Hilangnya Tanah Milik Dalam Perkawinan Campuran Start Up2Mau Mulai Usaha? Ini Jenis-jenis Badan Usahanya House for sale2Yang Perlu Diperhatikan Dalam PPJB Tanah
Sewa TokoMenghindari Sengketa Hukum Pemilik Tanah Dalam Sewa Toko SKT2Menjual Tanah Non Sertifikat Tanp surat Tanah Legal OfficerFungsi Legal Officer Dalam Perusahaan WaralabaMembangun Bisnis Waralaba (Free Ebook)