Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Perusahaan Selama 10 Tahun

Pembuatan dan penyimpanan dokumen perusahaan diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dari setiap tindakan atau keadaan perusahaan. Pembuatan dan menyimpan dokumen perusahaan harus efektif dan efisien, dengan semaksimal mungkin mengurangi beban ekonomis dan administratif. Di sisi lain, perkembangan teknologi saat ini juga menuntut adanya pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen. Untuk membuat dan menyimpan dokumen perusahaan secara efektif dan efisien, sejak tahun 1997 pemerintah telah memberikan guideline melalui Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

UU Dokumen Perusahaan menentukan, bahwa setiap perusahaan, baik perseorangan maupun badan usaha, wajib membuat catatan mengenai kegiatannya – khususnya aktifitas yang berkaitan langsung dengan keuangan. Catatan itu terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau catatan mengenai hak dan kewajiban lainnya – catatan-catatan itu dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Catatan itu wajib dibuat dengan dalam bahasa Indonesia, dan dan jika memiliki izin dari Menteri Keuangan, barulah catatan-catatan itu bisa disusun dalam bahasa asing. Catatan mengenai neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan – atau oleh pejabat perusahan yang ditunjuk.

Catatan-catatan perusahaan, khususnya catatan mengenai keuangan, harus dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Catatan mengenai neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, juga harus dibuat di atas kertas, sedangkan catatan rekening, jurnal transaksi harian, atau tulisan yang berisi hak dan kewajiban lainnya dapat dibuat di atas kertas maupun dalam sarana lainnya.

Catatan-catatan tersebut  wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Jangka waktu tersebut disusun oleh perusahaan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan. Kewajiban penyimpanan tersebut tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti.

(www.legalakses.com)

Artikel terkait:

  1. Dokumen Perusahaan
  2. Mengalihkan Dokumen Kertas Ke Mikrofilm dan Digital

Komentar

Komentar

Draf Kontrak Dokumentasi Legal Ketenagakerjaan Perjanjian Usaha Bersama_