MEMBUAT NOMOR KONTRAK (NOMOR PERJANJIAN)

Untitled-1

stadium-1750794_1920Saat Anda mencari alamat rumah seorang kerabat dan telah menemukan plang nama jalannya di ujung komplek, apa yang selanjutnya perlu Anda telusuri?

Tentu saja nomor rumahnya – biarpun Anda menggunakan google map, tetap saja Anda memerlukan nomor rumah. Nomor kontrak, seperti juga nomor rumah, merupakan identitas sebuah dokumen dalam tata susunan yang ditentukan berdasarkan penomoran. Penomoran ini berfungsi untuk memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dokumen tersebut diperlukan.

Penomoran kontrak juga berfungsi untuk mereferensikan sebuah hubungan hukum dalam kaitannya dengan hubungan hukum yang lain. Anda tidak akan menekan bel di gerbang rumah nomor 21 jika kerabat Anda bertempat tinggal di rumah nomor 19. Begitu juga kontrak, Anda tidak akan mengutip perjanjian Nomor: 001/Jual-Beli/II/2015 jika perkara Anda adalah gugatan sewa-menyewa berdasarkan kontrak Nomor: 005/sewa-menyewa/III/2015.

Nomor kontrak bukan merupakan syarat sahnya kontrak sebagaimana ditentukan undang-undang. Karena nomor kontrak bukan merupakan syarat, maka ketiadaan nomor kontrak ini tidak membuat kontraknya menjadi tidak sah.

Umumnya nomor kontrak merupakan nomor dokumen yang disusun secara teratur berdasarkan kategori dan urutan tertentu dalam rangka tata adminsitrasi dokumen – folder mana kontrak-kontrak sewa dan folder mana kontrak jual beli. Dalam prakteknya, nomor kontrak biasanya dibuat untuk keperluan praktis, sebagai administrasi internal sebuah institusi, misalnya perusahaan swasta atau pemerintahan. Dalam penomoran kontrak tidak ada ketentuan bakunya, sehingga setiap perusahaan dapat dengan bebas menentukan penomoran kontrak-kontraknya sendiri sesuai kebutuhan.

Meski tidak ada ketentuan bakunya, namun penomoran kontrak umumnya mengandung unsur:

ü  Nomor urut dokumen

ü  Kategori dokumen atau hubungan hukum atau institusi – atau kombinasinya

ü  Waktu pembuatan kontrak

Jika Anda mendirikan pabrik sepatu kulit dan mulai berkembang, kemudian Anda mulai membagi fungsi kerja internal manajemen, maka menjadi kebutuhan perusahaan Anda untuk mulai mengategorisasi semua dokumen, termasuk dokumen kontrak.

Anda dapat membagi kategori kontrak-kontrak perusahaan Anda berdasarkan fungsi manajemen tersebut, misalnya kontrak kerja karyawan, kontrak pengadaan barang dan jasa, kontrak pembelian bahan baku, kontrak pengangkutan, dan kontrak distributor. Berikut contoh-contoh variasi penomoran kontrak:

Nomor: 002/SPK/II/2017
Jenis dokumen SPK (kontrak) yang bersifat umum (tanpa kategori) dengan nomor urut 002 dan dibuat pada bulan Februari 2017.
Nomor: 002/HRD/SPK-Karyawan /II/2017
Jenis dokumen SPK (kontrak) antara perusahaan dengan karyawan yang dibuat oleh departemen HRD, dengan nomor urut 002 dan dibuat pada bulan Februari 2017
Nomor: 002/PRC/Pengadaan-AC/II/2017
Jenis kontrak pengadaan barang Air Conditioner (AC) yang dibuat oleh departemen procurement, dengan nomor urut 002 dan dibuat pada bulan Februari 2017
Nomor: 002/IT/ Software-License/II/2017

Jenis kontrak pembelian lisensi software yang dibuat oleh departemen IT, dengan nomor urut 002 dan dibuat pada bulan Februari 2017

Anda dapat melakukan variasi lainnya sesuai keadaan dan kebutuhan, namun tetap perlu memperhatikan aspek tata tertib administrasinya. Variasi tersebut termasuk ketika lawan kontrak Anda yang membuat drafnya. Anda dapat memilih untuk menggunakan nomor kontrak yang mereka berikan, meminta penomorannya berdasarkan penomoran Anda sendiri, atau menggunakan nomor bersama sesuai kesepakatan. (Dadang Sukandar, S.H.).

Draf Kontrak . THUMBNAIL

Komentar

Komentar