Mengajukan Surat Penawaran Bisnis Untuk Membuka Jalan Bagi Kesepakatan Kontrak

Perjanjian Usaha Bersama

Dalam lingkungan bisnis, surat penawaran sering digunakan untuk membuka jalan bagi sebuah kerjasama bisnis – baik dalam penjualan barang dan terutama jasa. Pentingnya prosedur tidak tertulis ini berlaku dalam praktek baik untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Karena kerja sama bisnis umumnya dilaksanakan berdasarkan kontrak bisnis, maka dari segi hukum perjanjian, prosedur ini sangat penting dalam membentuk kesepakatan yang merupakan syarat keabsahan kontrak.    

Salah satu syarat sahnya perjanjian atau kontrak adalah adanya kesepakatan diantara para pihak yang berkontrak, yang tanpa adanya kesepakatan tersebut maka sebuah kontrak menjadi tidak sah – dan karenanya dapat dibatalkan. Kesepakatan merupakan pertemuan kehendak dari para pihak diantara kepentingan-kepentingan yang berbeda (a meeting of the minds). Pertemuan kehendak-kehendak tersebut, yang pada prinsipnya mempunyai tujuan yang sama, yang membuat sebuah kontrak bisnis menjadi efektif.

Sebuah kesepakatan umumnya diawali dengan penawaran (offerte) dari salah satu pihak, dan penawaran itu ditindaklanjuti dengan penerimaan (acceptance) oleh pihak lainnya. Penawaran merupakan suatu pernyataan kehendak tentang kerja sama yang diharapkan oleh salah satu pihak. Seorang penjual barang berkehendak agar barangnya laku terjual, dan seorang konsultan berkehendak agar jasanya dapat digunakan. Namun, seberapapun kerasnya  penawaran itu disampaikan, kerja sama diantara para pihak tidak akan efektif tanpa adanya kesepakatan timbal balik dari pihak lain.  

Baik penawaran maupun penerimaan, keduanya merupakan tindakan hukum sepihak. Sebagai tindakan hukum sepihak, keduanya tidak akan akan menghasilkan kesepakatan – dan karenanya tidak akan menghasilkan sebuah kontrak. Jika seorang pedagang menawarkan dagangannya dan calon pembeli menolak penawaran itu, maka di sana belum lahir kesepakatan jual beli. Sebuah kesepakatan akan muncul jika penawaran dan penerimaan itu bersifat timbal balik, dimana penawaran tersebut secara positif diterima oleh lawan kontraknya – calon pembeli menerima barang yang ditawarkan oleh penjual.

Sebuah penerimaan atas penawaran dapat diberikan dengan berbagai cara. Penerimaan itu dapat dilakukan baik secara tegas, dan tentunya secara hukum ini yang paling diharapkan, maupun secara diam-diam. Penerimaan secara tegas dapat dilakukan baik secara tertulis, secara lisan, maupun dengan tanda-tanda tertentu, sedangkan penerimaan secara tertulis sendiri dapat dilakukan baik dengan akta otentik maupun dengan akta di bawah tangan.

Dalam praktek bisnis, sebuah penawaran bisnis biasanya didahului dengan sebuah surat penawaran. Selain berisi perkenalan diri, surat penawaran juga berisi spesifikasi produk (barang atau jasa) yang ditawarkan dan kadang termasuk harganya. Surat penawaran itu dapat disampaikan dengan surat tercatat melalui pos atau kurir, namun di zaman teknologi maju ini, surat penawaran itu lebih banyak disampaikan melalui surat elektronik (email). Setelah memahami isi surat penawaran dan melihat keuntungan yang ditawarkan, maka pihak yang ditawarkan akan membalas penawaran itu dengan surat penerimaan yang bentuknya bisa berupa surat tercatat atau  email – atau bahkan cukup dengan telepon.

Namun, meski sebuah penawaran telah diterima dan karenanya telah terwujud kesepakatan, penerimaan itu masih belum cukup sempurna untuk melahirkan sebuah kontrak. Untuk mencapai kontrak, mungkin para pihak perlu bertemu di meja perundingan guna melakukan negosiasi dan merinci lebih lanjut kesepakatan-kesepakatan teknis. Hasil negosiasi itu bisa sama atau bisa juga berbeda sama sekali dari korespondensi penawaran dan penerimaan awal. Apapun hasilnya, negosiasi itulah yang akan dituangkan ke dalam kontrak dan menjadi referensi utama dalam melaksanakan kerja sama di antara para pihak.  

Tips Membuat Surat Penawaran Bisnis Sebelum Kontrak

Dalam mengajukan penawaran produk barang atau jasa sebagai persiapan kontrak, perhatikan prinsip-prinsip yang telah diuraikan di atas. Untuk menuliskannya dalam sebuah surat penawaran, berikut adalah format standar yang dapat Anda gunakan dan terbuka bagi modifikasi lanjutan:

  • Tujuan Surat dan Alamat

Perhatikan tujuan surat Anda, baik kepada perorangan maupun perusahaan, dan jangan sampai salah kirim baik nama maupun alamatnya. Semakin detail dan lengkap tentunya akan semakin baik.

  • Profil Anda

Jelaskan siapa Anda dengan deskripsi perkenalan yang singkat namun padat. Anda mempunyai ruang yang terbatas dalam surat penawaran Anda, jadi optimalkan ruang tersebut.

  • Produk atau Jasa Yang Ditawarkan

Produk apa yang Anda tawarkan? Barang, jasa, atau kerja sama lainnya? Tuliskan produk itu dengan bahasa yang paling umum dan mudah, kemudian sisakan sedikit ruang dalam surat penawaran Anda untuk mendeskripsikannya dengan lebih detail. Dalam mendeskripsikan produk Anda, tunjukan manfaat atau keuntungannya bagi pihak yang Anda tuju. Membuat surat penawaran tersebut menjadi lebih personal tentunya akan lebih membantu upaya Anda.

  • Lampiran

Jika Anda perlu menjelaskan dengan lebih deskriptif dan rinci, apalagi perlu menyampaikan gambar dan foto, maka Anda memerlukan ruangan dalam surat yang lebih luas. Anda bisa saja menulis rincian deskripsi itu langsung dalam body surat dan menghasilkan penjelasan yang panjang sebelum pembaca surat Anda menangkap maksudnya, jadinya Anda tidak sedang menulis surat penawaran tapi membuat proposal. Daripada menuliskannya bertele-tele, sebaiknya Anda menjadikan deskripsi itu sebagai lampiran saja, dan biarkan pembaca surat Anda menangkap langsung poin pentingnya dulu – Anda harus menyadari bahwa orang bisnis jarang yang punya waktu banyak untuk membaca.

(Dadang Sukandar, S.H./www.legalakses.com)

Artikel terkait:

Komentar

Komentar

VIDEO
Panduan Membuat Perjanjian Membuat Perjanjian Yang Sah Dan Mengikat Cara Membuat Surat Kuasa Dalam 7 Menit!
Perbedaan Distributor dan Agen Perjanjian Tanpa Meterai Bedanya Perjanjian dan Kontrak
Rahasia Dagang Digunakan Mantan Karyawan Kontrak Sewa Ruko Melindungi Rahasia Dagang