Draf Kontrak Dokumentasi Legal Ketenagakerjaan Perjanjian Usaha Bersama_

Mengelola Dokumen Legal Perusahaan (Perizinan dan Kontrak)

Mengelola dokumen legal perusahaan merupakan pekerjaan rumah berikutnya setelah mendirikan perusahaan, khusunya perusahaan Perseroan Terbatas (PT). Sebab itu, dalam banyak perusahaan, dibuat departemen khusus untuk mengelola dokumen legal perusahaan. Tim Legal di Departeman Legal umumnya dibentuk untuk melakukan monitoring baik perizinan maupun kontrak – termasuk corporate action. Dalam bentuk perusahaan yang lebih besar, misalnya perusahaan group, monitoring itu bahkan lebih kompleks.

Dokumen legal perusahaan harus telah dikelola dengan rapih sejak perusahaan berdiri, yaitu sejak akta pendirian perusahaan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM. Sebagai bukti eksistensi perusahaan secara hukum, akta pendirian perusahaan merupakan embrio sebelum perusahaan mengeksekusi semua rencana operasionalnya.  

Setelah perusahaan memperoleh pengesahan akta pendiriannya, langkah berikutnya adalah memperoleh perizinan usaha agar perusahaan dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya. Perizinan perusahaan harus terdokumentasikan dengan baik, hal ini selain karena syarat untuk beropreasi juga merupakan prasyarat untuk memperoleh perizinan lainnya. Misalnya, untuk memperoleh Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), sebagai syaratnya perusahaan terlebih dahulu harus mempunyai Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP).  

Kontrak-kontrak perusahaan juga merupakan bagian dari dokumen legal perusahaan yang memerlukan monitoring. Seorang Legal Manager perlu memastikan kapan suatu kontrak perusahaan mulai efektif dan kapan berakhirnya, sehingga ia dapat menyampaikan kepada bagian operasional bahwa kewajiban mereka terhadap vendor telah berakhir. Seorang Legal Manager harus siap menjawab pertanyaan user, bagian lain dari organisasi perusahaan, bahwa hak-hak perusahaan telah dipenuhi dan kewajiban mereka telah dilaksanakan.

Akta Pendirian Perusahaan dan Perubahannya

Perusahaan, khususnya Perseroan Terbatas (PT), merupakan badan hukum yang tak dapat dilihat dan diraba secara fisik kecuali aset-asetnya (gedung kantor, aset kendaraan, dan para karyawannya). Sekilas badan hukum PT nampak imajiner, namun dalam bentuk real badan hukum ini dapat diterawang melalui Anggaran Dasar yang terdapat dalam Akta Pendiriannya. Anggaran Dasar dalam Akta Pendirian PT mencantumkan tugas dan tanggung jawab serta hak dan kewajiban seluruh Organ PT, termasuk modal dan aturan main lainnya, sehingga Anggaran Dasar merupakan bentuk konkret dari sebuah badan hukum PT.

Dengan demikian maka langkah pertama mendirikan perusahaan PT adalah dengan mendatangi Notaris dan membuat Akta Pendirian PT. Akta Pendirian PT merupakan wujud kongkret dari eksistensi PT. Jika Anda memajang logo perusahaan PT di depan kantor Anda, namun Anda tidak memiliki Akta Pendiriannya, maka meskipun Anda benar-benar mempunyai kegiatan operasional usaha tetap saja Anda tidak memiliki perusahaan PT.

Dalam menjalankan kegiatan usahanya, PT dapat melakukan perubahan akta pendiriannya sesuai kebutuhan. Misalnya, jika Perusahaan PT Anda hendak mengganti Direktur Utamanya atau melakukan penambahan modal, maka Anda harus mendatangani Notaris dan memintanya melakukan perubahan Akta Pendirian PT. Akta Perubahan tersebut baru mulai berlaku sejak tanggal diterbitkannya Keputusan Menteri Hukum dan HAM.

Perizian Perusahaan

Jika akta pendirian PT menunjukan eksistensi perusahaan Anda, maka perizinan perusahaan diperlukan agar perusahaan Anda dapat melakukan kegiatan operasionalnya. Anda harus memperoleh Izin Lokasi dari Bupati agar perusahaan Anda dapat melakukan pembebasan lahan untuk, misalnya, membangun gedung pabrik atau membuka lahan perkebunan. Karena Izin Lokasi merupakan perizinan khusus yang menyangkut jenis dan karakteristik bidang usaha perusahaan Anda, maka terlebih dahulu Anda memerlukan perizinan-perizinan yang bersifat umum, yaitu:

  1. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)
  2. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
  3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
  4. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  5. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)

Perizinan diatas dikatakan perizinan umum karena pada dasarnya harus dimiliki oleh hampir semua perusahaan. Anda bisa saja mengurus perizinan itu sendiri, namun dalam praktek Anda juga bisa meminta Notaris untuk mengurusnya satu paket bersama dengan pembuatan akta pendirian PT.

Selain perizinan umum, Anda juga harus mengurus perizinan khusus sesuai dengan bentuk dan jenis usaha perusahaan. Beberapa jenis perizinan khusus ini, misalnya:

  1. Izin Lokasi untuk melakukan pembebasan lahan perusaan
  2. Hak Kekayaan Intelektual (Hak Cipta, Merek, Paten, Desain Industri) untuk melindungi logo dan produk usaha Anda
  3. Sertifikat Hak Atas Tanah untuk melindungi properti perusahaan Anda
  4. Izin Mendirikan Bangunan (IMB) untuk mendirikan bangunan perusahaan
  5. Izin Usaha Industri (IUI) untuk kegiatan operasional perusahaan industri
  6. Izin Usaha Perkebunan (IUP) untuk perusahaan perkebunan
  7. Izin Usaha Pertambangan (IUP) untuk perusahaan pertambangan
  8. Angka Pengenal Importir (API) jika perusahaan Anda adalah importir
  9. Pengesahan Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) untuk mengatur ketenagakerjaan jika karyawan perusahaan Anda berjumlah 10 orang atau lebih
  10. Wajib Lapor Tenaga Kerja (WLTK) untuk melaporkan ketenagakerjaan perusahaan Anda setiap tahunnya
  11. Izin Mempekerjakakan Tenaga Kerja Asing (IMTA) dan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) jika perusahaan anda menggunakan tenaga kerja asing
  12. Dan perizinan lainnya  

Idealnya, perusahaan memiliki sebuah daftar perizinannya sendiri. Hal ini diperlukan untuk kegiatan monitoring, yaitu agar masing-masing perizinan dapat dipantau terutama jangka waktu efektifnya, sehingga perusahaan dapat terhindar dari sanksi dan denda atas izin-izin yang telah berakhir jangka waktu berlakunya.

Kontrak-kontrak Perusahaan

Kontrak atau perjanjian adalah perbuatan hukum, di mana satu pihak mengikatkan diri dengan pihak lain untuk melaksanakan hak dan kewajiban sesuai isi kontrak. Misalnya, jika perusahaan Anda berencana untuk membuat kalender atau buku agenda tahunan dan membutuhkan jasa fotografer, maka untuk mengatur kerja sama antara perusahaan Anda dan seorang fotografer Anda perlu membuat perjanjian pekerjaan jasa fotografer. Perjanjian ini selain mengatur ruang lingkup pekerjaan fotografer dan pembayaran biaya jasanya, juga mengatur kepemilikan hak cipta atas foto-foto yang dihasilkan. Pengaturan yang sama juga berlaku untuk, misalnya, perjanjian jasa pengangkutan dengan vendor transporter Anda untuk pengangkutan bahan baku.

Secara hukum, kontrak atau perjanjian yang sah akan berlaku seperti undang-undang bagi para pembuatnya. Para pihak yang menandatangani kontrak wajib melaksanakan kontrak sama halnya seperti melaksanakan undang-undang, dan dapat dituntut secara hukum karena wanprestasi jika mengabaikan hak dan kewajiban di dalamnya. Agar sebuah kontrak sah dan berlaku secara hukum, maka sebuah kontrak harus memenuhi persyaratan sebagaimana ditentukan dalam Pasal 1320 Kitab Undang-undang Hukum Perdata (KUHPerdata), yaitu:

  • Kata Sepakat

Sebuah kontrak mensyaratkan adanya minimal dua pihak yang saling memberikan kesepakatan mereka mengenai hak dan kewajiban yang diperjanjikan. A sepakat memberikan pekerjaan jasa untuk B sementara B sepakat untuk membayar biaya jasanya.

  • Kecakapan Para Pihak Yang Membuatnya

Para pihak yang menandatangani kontrak harus cakap secara hukum, yaitu sudah dewasa (21 tahun), tidak berada dibawah pengampuan, dan persyaratan cakap lainnya sesuai hukum.

  • Suatu Hal Tertentu

Obyek yang diperjanjian, yaitu hak dan kewajibannya, harus definitif dan jelas, dan bukan sekedar angan-angan.

  • Suatu Sebab Yang Halal

Obyek yang diperjanjiakan tidak bertentangan hukum, tidak bertentangan dengan kesusilaan dan tidak melanggar ketertiban umum.

Karena kegiatan perusahaan umumnya melibatkan kerja sama dengan banyak pihak, maka dalam praktek sebuah perusahaan memiliki banyak kontrak. Selain kontrak kerja dengan karyawan, perusahaan juga memiliki kontrak kerja sama dengan vendor pengangkutan, misalnya, atau dengan supplier, kontraktor, outsourcing, juga mungkin dengan mitra bisnis dalam joint venture. Kontrak-kontrak yang bertebaran ini jika tidak diklasifikasi dan dibuat daftarnya maka akan sulit dimonitor.

Untuk melakukan monitoring kontrak, idealnya sebuah perusahaan memiliki Daftar Kontrak-kontrak Perusahaan, yang dengan daftar tersebut dapat diketahui kapan hak dan kewajiban perusahaan terhadap pihak lain masih efektif dan kapan berakhirnya. Hal ini sangat berguna terutama untuk menagih hak atau melaksanakan kewajiban, dan menghindari perusahaan dari gugatan hukum pihak lain.

Untuk membantu memonitor perizinan dan kontrak-kontrak perusahaan Anda, Anda dapat men-download template Daftar Perizinan Perusahaan dan Daftar Kontrak Perusahaan di bawah ini (format excel):

(Dadang Sukandar, S.H./www.legalakses.com)

Artikel terkait:

FOOTER LA - Panduan Membuat Kontrak Bisnis

Komentar

Komentar

Draf Kontrak Dokumentasi Legal Ketenagakerjaan Perjanjian Usaha Bersama_
   
POPULER