Banyak dokumen kewarganegaraan yang kita miliki, kadang-kadang diperlukan untuk digunakan di luar negeri. Misalnya, ijazah sekolah atau kuliah ketika kita akan bekerja atau melanjutkan sekolah di luar negeri. Atau misalnya penggunaan surat kuasa, yang dibuat di Indonesia, untuk menandatangani perjanjian di luar negeri, atau sebaliknya surat kuasa yang dibuat di luar negeri untuk penandatanganan kontrak di dalam negeri.
Dokumen-dokumen tersebut, baik yang dibuat di dalam negeri untuk digunakan di luar negeri, atau sebaliknya, ketika akan diigunakan harus dilegalisasi terlebih dahulu.
Secara hukum, yang dimaksud dengan dokumen itu sendiri adalah surat tertulis, atau surat yang tercetak, yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang, yang dapat membukikan sebuah keterangan atau suatu keadaan. Misalnya ijazah, dokumen ini merupakan surat tercetak yang dapat membuktikan keterangan, bahwa seseorang pernah bersekolah di sebuah universitas atau sekolah tertentu. Atau surat kuasa, yaitu surat tercetak yang membuktikan keterangan bahwa pemberi kuasa telah memberikan kuasanya kepada penerima kuasa.
Ketika dokumen-dokumen tadi akan digunakan di luar negeri, atau sebaliknya, dokumen-dokumen tadi diterbitkan di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia, maka dokumen-dokumen itu harus dilegalisasi terlebih dahulu. Surat kuasa yang dibuat di luar negeri, katakanlah misalnya untuk keperluan bisnis di Indonesia, terlebih dahulu harus dilegalisasi
Untuk dokumen-dokumen terbitan dalam negeri yang akan digunakan di luar negeri, proses legalisasi tersebut, secara umum dilakukan di kantor perwakilan negara tujuan yang ada di Indonesia, misalnya di Kedutaan Besar negera tujuan. Dan sebagai persyaratan, kantor perwakilan negara tujuan itu biasanya akan meminta legalisasi terlebih dahulu dokumen tersebut dari Kementerian Luar Negeri pemerintah Indonesia sebagai syaratnya. Dan Kementerian Luar Negeri juga mensyaratkan bahwa dokumen tersebut harus dilegalisasi terlebih dahulu di Kementerian Hukum dan HAM. Sementera Kementerian Hukum dan HAM juga akan meminta agar dokumen tersebut dilegalisasi terlebih dahulu di kantor Pejabat Umum, seperti misalnya kantor Notaris.
Jadi, kalau dirunut dari awal untuk memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut, maka proses legalisasi pertama kali dilakukan di Kantor Notaris, kemudian di Kementerian Hukum dan HAM, lalu ke Kementerian Luar Negeri dan terakhir ke kantor perwakilan negara asing di Indonesia. Dalam melakukan legalisasi, kantor-kantor tersebut memastikan kebenaran dari dokumen, terutama kebenaran tanda tangan dari akta yang dilegalisasi.
LEGALISASI NOTARIS
Pertama-tama Anda harus datang ke kantor Notaris untuk melakukan legalisasi pejabat umum, yaitu pejabat Notaris – karena Notaris merupakan pejabat umum. Nanti di kantor Notaris dilakukan pemeriksaan terhadap dokumen, baik pemeriksaan identitas pihak yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut, kemudian memastikan isi dokumennya, bahwa benar isi dokumen itu sesuai dengan maksud dari pihak yang melakukan legalisasi, kemudian memastikan tanggal dan tandatangannya.
Kalau dokumen yang Anda legalisasi itu dalam bentuk terjemahan, misalnya ijazah yang diterjemahkan ke bahasa Inggris supaya dokumennya bisa dipahami oleh orang-orang yang berkepentingan di negera tujuannya nanti, maka sebelum ke kantor Notaris terlebih dahulu Anda harus menerjemahkan dokumen tersebut di penerjemah tersumpah atau sworn translator. Nanti dokumen tersebut akan ditandatangani dan diberi cap oleh Penerjemah Tersumpah. Jadi supaya valid maka dokumen tersebut tidak bisa diterjemahkan sendiri, harus dengan penerjemah tersumpah.
Anda bisa melegalisasi kedua dokumen tersebut, dokumen asli dan terjemahannya, dengan cara misalnya menyerahkan fotokopinya ke Notaris. Nanti pada saat pemeriksaan dalam proses legalisasinya, Notaris akan mencocokan fotokopi dokumen-dokumen yang dilegalisasi itu dengan dokumen aslinya.
LEGALISASI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
Setelah dilegalisasi di kantor Notaris, selanjutnya Anda harus melegalisasi dokumen tersebut di Kementerian Hukum dan HAM, khususnya di Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU). Di sini proses legalisasi yang dilakukan tidak meliputi kebenaran isi dokumen. Kebenaran dari isi dokumen tersebut merupakan tanggung jawab dari pihak yang mengajukan permohonan legalisasinya. Kementerian Hukum dan HAM hanya mengesahkan tanda tangan dan stempel Notaris yang ada di dokumen, yang sebelumnya telah melegalisasi dokumen tersebut. Jadi, kebenaran isi dari dokumen tidak masuk dalam ruang lingkup pemeriksaan dan legalisasinya. Dalam proses ini, Kementerian Hukum dan HAM mencocokan tanda tangan di dokumen tersebut dengan spesimen tanda tangan Notaris yang biasanya sudah ada di database Kementerian Hukum dan HAM.
Untuk melakukan legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM ini sekarang dapat dilakukan secara elektronik atau online di alamat http://legalisasi.ahu.go.id/. Dalam proses legalisasi ini Anda juga akan dikenakan biaya legalisasi.
LEGALISASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI
Hasil dari legalisasi di Kementerian Hukum dana HAM selanjutnya dibawa ke Kementerian Luar Negeri, khususnya Direktorat Konsuler, untuk proses legalisasi Kemenlu. Disini legalisasi dokumen juga tidak meliputi kebenaran dari isi dokumen. Legalisasi itu dilakukan dengan cara pengesahan tanda tangan atau stiker dari pejabat berwenang yang melegalisasi sebelumnya, yaitu Kementerian Hukum dan HAM pada dokumen yang dilegalisasi.
Seperti juga legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM, legalisasi di Kementerian Luar Negeri ini juga dapat dilakukan secara elektronik atau online berbasis aplikasi. Anda bisa mendownload aplikasinya di google play, dan mendapatkan username serta password. Prmohonan legalisasi online ini untuk prosesnya, nanti ketika dokumennya sudah jadi Anda tetap harus mengambil sendiri dokumen fisiknya.
LEGALISASI PERWAKILAN NEGARA TUJUAN
Setelah dilakukan legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM serta Kementerian Luar Negeri, maka terakhir dilakukan legalisasi di kanot perwakilan negara tujuan yang ada di Indonesia, misalnya Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal. Peraturan mengenai prosedurnya antara perwakilan negara asing yang satu dengan yang lain bisa saja berbeda. Hal ini bisa disebabkan misalnya karena regulasi yang berlaku di negara masing-masing. Setelah mendapat pengesahan dalam proses legalisasi di perwakilan negara asing atau negara tujuan tersebut, barulah dokumen Anda bisa digunakan.
Dan untuk dokumen-dokumen yang dibuat atau diterbitkan di luar negeri, dan akan diberlakukan di Indonesia, prosedurnya kurang lebih sama. Dokumen tersebut harus mendapat pengesahan terlebih dahulu dari otoritas negara yang bersangkutan, misalnya Departemen Hukum dan Kementerian Luar Negerinya, serta legalisasi di Perwakilan negara Indonesia di negara tersebut. (Dadang, Sukandar, SH./www.legalakses.com).