Cara Menyimpan, mengalihkan ke Mikrofilm dan Memusnahkan Dokumen Perusahaan dan Legalisasinya

Hampir setiap perusahaan, apapun bentuknya, senantiasa menghasilkan/memproduksi dokumen untuk keperluan kegiatan usahanya (Dokumen Perusahaan). Dokumen Perusahaan ini bisa meliputi dokumen keuangan ataupun dokumen lainnya. Khususnya perusahaan-perusahaan yang melakukan pelayanan publik, perusahaan jenis ini biasanya yang paling banyak memproduksi Dokumen Perusahaan.

Ketika Dokumen Perusahaan tersebut telah menumpuk seiring dengan aktifitas kegiatan perusahaan dari waktu ke waktu, maka dokumen-dokumen tersebut bisa menjadi tidak efektif dan efisien lagi bagi perusahaan. Hal ini terutama dari segi perawatannya. Alternatif yang lebih efisien untuk mengelola dokumen tersebut adalah dengan mengalihkannya ke mikrofilm atau bentuk dokumen digital, atau dengan memusnahkannya sekalian.

Langkah apapun yang akan diambil oleh perusahaan, baik mengalihkan maupun memusnahkan dokumen tersebut, atau melakukan keduanya sekaligus, perusahaan harus memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pengelolaan Dokumen Perusahaan ini (UU No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan).

Pertama, perusahaan harus dapat melakukan klasifikasi Dokumen Perusahaan. UU Dokumen Perusahaan membagi jenis Dokumen Perusahaan atas dokumen keuangan dan dokumen lainnya, dan keduanya mempunyai cara pengelolaan yang berbeda.

Setelah menentukan jenis-jenis dokumennya, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah efisien dengan cara mengalihkan dokumen-dokumen tersebut ke bentuk mikrofilm, atau ke bentuk digital/elektronik. Pengalihan deokumen ke media mikrofilm atau media lainnya ini akan tetap berlaku sah layaknya dokumen asli, namun harus memenuhi aturan yang ditentukan oleh UU Dokumen Perusahaan, yaitu dengan cara melakukan legalisasi.

Selain mengalihkan Dokumen Perusahaan ke bentuk mikrofilm, alternatif lainnya adalah memusnahkan dokumen tersebut. Sesuai UU Dokumen Perusahaan, pemusnahan dokumen itu harus dilakukan secara total, artinya sampai dokumennya tidak dapat lagi dikenali baik bentuk maupun isinya. Pemusnahan itu dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dengan cara-cara lainnya sepanjang pemusnahan itu menyebabkan dokumennya musnah secara total.

Pemusnahan Dokumen Perusahaan juga harus memperhatikan prosedur dan protokol yang ditentukan UU Dokumen Perusahaan dan peraturan pelaksananya. Selain harus memperhatikan jangka waktu simpan dokumen, pemusnahan Dokumen Perusahaan juga harus dilakukan dengan membuat berita acaranya yang disaksikan oleh 2 orang pejabat perusahaan.

Khusus bagi Dokumen Perusahaan yang mempunyai kepentingan nasional, misalnya yang bekaitan dengan kegiatan pemerintahan, atau proses pembangunan nasional, maka perusahaan tidak dapat memusnahkan dokumen tersebut dan wajib menyerahkannya ke badan Arsip Nasional.

Berikut adalah contoh-contoh draf BERITA ACARA PENGALIHAN DOKUMEN dan BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN dalam format MS Word Document, silahkan Anda men-download-nya dengan bebas:

Untuk informasi dan penjelasan lebih lengkap mengenai pengelolaan Dokumen Perusahaan, silahkan simak video berikut:

0
.

Artikel Terkait

Download Kontrak

Video