Dokumen Pendukung Yang Perlu Diperiksa Sebelum Menandatangani Kontrak Bisnis

Sebuah dokumen umumnya kontrak tidak berdiri sendiri, ia selalu berkaitan – dan bisa dikaitkan –  dengan dokumen lainnya. Dalam kontrak pekerjaan jasa forografer yang sederhana, minimal melibatkan dokumen identitas sang fotografer dan pemberi kerja: Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Kedua dokumen itu merupakan dokumen pendukung yang membuktikan kebenaran identitas dan aspek perpajakan para pihak di dalam kontrak. Data-data identitas diri para pihak harus sesuai dengan data-data dalam dokumen pendukung tersebut.Jika status para pihak lebih luas dari perorangan, maka dokumen pendukung kontrak yang diperlukan juga semakin variatif. Untuk mendukung identitas dan ruang lingkup usaha Perseroan Terbatas (PT), setidaknya diperlukan akta pendirian PT, akta perubahannya, akta pengesahan dari Kementerian Hukum dan HAM, KTP Direktur Utama, dan beberapa perizinan umum seperti SKDP (Surat Keterangan Domisili Perusahaan), TDP (Tanda Daftar Perusahaan), SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).

Dokumen-dokumen tersebut merupakan dokumen pendukung yang selain membuktikan identitas PT juga membuktikan perizinan eksistensi badan usahanya: izin domisili, izin penggunaan tempat usaha, telah terdaftar sebagai badan hukum, dan izin operasional perdagangan serta resmi sebagai wajib pajak.

Dokumen pendukung diatas merupakan dokumen standar yang bersifat umum. Hampir setiap PT wajib memiliki dokumen tersebut, apapun jenis usahanya. Beberapa PT biasanya juga dilengkapi perizinan tambahan yang bersifat teknis sesuai bidang usahanya, seperti SIUJK (Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi) untuk perusahaan kontraktor, API (Angka Pengenal Importir) untuk perusahaan importir, dan IUP (Izin Usaha Pertambangan) untuk perusahaan pertambangan. Dalam membuat kontrak, periksa juga dokumen-dokumen perizinan tersebut jika kontrak Anda mengenai pembangunan gedung, impor barang atau ekplorasi pertambangan. Pastikan perusahaan Anda mengikat kontrak dengan perusahaan yang tepat, yaitu vendor yang memiliki izin resmi untuk menjalankan usahanya.

Untuk melakukan kegiatan tertentu, perusahaan juga diwajibkan memiliki perizinan yang bersifat operasional. Jika sebuah perusahaan manufaktur ingin mendirikan pabrik, maka sebelum melakukan pembebasan lahan perusahaan tersebut harus memiliki Izin Lokasi yang dikeluarkan oleh Bupati. Demikian juga sebelum dilakukannya pembangunan gedung pabrik, perusahaan wajib untuk memiliki IMB (Izin Mendirikan Bangunan). Jika Anda adalah perusahaan kontraktor yang mendapat tender pendirian sebuah pabrik, maka penting bagi Anda untuk memeriksa dokumen-dokumen tersebut untuk memastikan bahwa Anda akan membangun sebuah pabrik di lokasi yang telah memiliki izin resmi.

Dokumen-dokumen perizinan diatas merupakan dokumen-dokumen pendukung kontrak, yang secara legal dapat menentukan keabsahan suatu kontrak. Sebelum menandatangani kontrak, sebaiknya Anda memeriksa kelengkapan semua dokumen lawan kontrak seperti di atas. Jika Anda akan bekerja sama dengan perusahaan kontraktor untuk mendirikan gudang penyimpanan bahan baku, maka selain memeriksa perizinan standar periksa juga SIUJK perusahaan tersebut.

Mungkin kedengarannya rumit dan merepotkan jika harus memeriksa semua dokumen, yang belum tentu juga dimiliki oleh lawan kontrak Anda, namun kontrak yang baik akan selalu menutup celah dari segala kekurangannya yang bisa mempengaruhi keabsahan kontrak. Bayangkan jika, untuk membuang Limbah B3, Anda menyewa sebuah perusahaan pengangkutan limbah yang tidak memiliki izin operasional yang layak. Ketika terjadi inspeksi di perjalanan, maka nasib perusahaan Anda juga akan ikut diseret-seret.

Selain perizinan usaha, dokumen pendukung bisa juga berupa dokumen syarat yang dibuat sendiri oleh para pihak untuk menegaskan status mereka di dalam kontrak, misalnya surat kuasa. Dalam praktek bisnis, meminjam nama perusahaan untuk mengerjakan sebuah proyek sering dilakukan. Diantara pemilik perusahaan dan pemilik proyek (penandatangan kontrak) biasanya ada kesepakatan fee untuk meminjam nama perusahaan tersebut. Kecermatan perlu diarahkan pada surat kuasa yang seharusnya diberikan oleh direktur perusahaan kepada penandatangan kontrak agar kontrak tersebut mengikat perusahaan. Tanpa surat kuasa, meskipun secara nyata nama perusahaan dilibatkan dalam kontrak tersebut, namun secara hukum si penandatangan kontrak pada hakikatnya bertindak untuk dan atas namanya sendiri. Dokumen pendukung semacam ini juga sebaiknya dimasukan ke dalam checklist pemeriksaan.

Selain memeriksa dokumen-dokumen pendukung lawan kontrak, Anda juga harus memastikan kelengkapan dokumen pendukung Anda sendiri. Bukan cuma Anda saja yang mempunyai hak untuk memeriksa dokumen pendukung lawan kontrak, tapi mereka juga berhak untuk memeriksa dokumen pendukung Anda. Jadi, pastikan juga Anda memiliki semua persyaratan di atas.

Checklist Dokumen Pendukung Kontrak

Berikut daftar dokumen pendukung kontrak untuk diperiksa sebelum menandatangani kontrak:

SUBYEK KONTRK

  • Perorangan
    1. KTP
    2. NPWP
  • Badan Hukum
    1. Akta Perusahaan (Akta Pendirian dan perubahannya)
    2. SK Pengesahan Akta Perusahaan
    3. NIB (Nomor Induk Berusaha)
    4. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
    5. SKDP (Surat Keterangan Domisili Perusahaan)
    6. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
    7. KTP Direktur Perusahaan
  • Wakil dari Perorangan/Badan Hukum
    1. KTP (Kartu Tanda Penduduk)
    2. Surat Kuasa

OBYEK KONTRAK

  • Dokumen Perizinan Khusus
    1. IUJK (Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi)
    2. API (Angka Pengenal Importir)
    3. IUP (Izin Usaha Pertambangan)
    4. IUP (Izin Usaha Perkebunan)
    5. Dll
  • Dokumen Kepemilikan Barang
    1. Sertifikat Tanah
    2. BPKB (Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor)
    3. Dll
  • Dokumen Hak Kekayaan Intelektual
    1. Sertifikat Hak Cipta
    2. Sertifikat Hak Merek
    3. Dll
  • Dll

(Dadang Sukandar, S.H/www.legalakses.com).

(Visited 20 times, 2 visits today)
Share:
.

Download Kontrak