Dokumentasi Legal Ketengakerjaan Perusahaan (Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja, Surat Peringatan dll)

Aspek ketenagakerjaan di sebuah perusahaan, baik perusahaan menengah, perusahaan besar, termasuk small business, punya ruang lingkup yang cukup luas. Oleh sebab itu maka biasanya di sebuah perusahaan terdapat satu departemen khusus, Human Resources Development (HRD), yang mengurusi hubungan kerja diantara perusahaan dan karyawan.

Adanya departemen ini karena memang aspek ketenagakerjaan di perusahaan perlu dilakukan penanganan khusus. Bagaimana mengikat hubungan kerja dengan perjanjian kerja, sampai memberikan bantuan kalau ada karyawan yang sakit. Tindakan-tindakan tersebut harus mempunyai dasar hukum, yang memberikan wewenang kepada perusahaan, untuk mengurusi urusan-urusan tadi.

Selain dasar hukum, tindakan tersebut juga perlu dipertanggungjawabkan pelaksanaannya. Pertanggungajawaban itu misalnya, ketika karyawan melakukan perjalanan dinas dan mendapat uang perjalanan dinas, maka pada prinsipnya perjalanan dinas itu telah disetujui oleh perusahaan melalui atasan, atau direkturnya, dengan cara menandatangani form atau surat perjalanan dinas. Hal tersebut yang membuat pendokumentasian legal dalam hubungan ketenagakerjaan di perusahaan menjadi penting.

Dasar hukum dari aktifitas hubungan kerja di perusahaan adalah Peraturan Perusahaan. Perturan Perusahaan ini merupakan ketentuan internal di perusahaan yang menjadi dasar dari segala aktivitas hubungan kerja perusahaan dan karyawan. Peraturan perusahaan ini pula yang merupakan dasar dari dibuatnya dokumentasi legal ketenagakerjaan.

Sebagai dasar hukum dari aktifitas hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, peraturan perusahaan tadi bisa diturunkan menjadi SOP (standard operation procedure). Misalnya SOP khusus untuk mengajukan hak cuti karyawan sesuai peraturan perusahaan.

Selain perlu punya SOP, yang mengatur standar-standar tindakan karyawan perusahaan, diperlukan juga dokumentasi legal ketenagakerjaan perusahaan, yaitu dokumen-dokumen yang sifaatnya legal dan administratif. Dokumentasi legal ketengakerjaan ini yang mendokumentasikan sekaligus membuktikan telah dilaksanakannya SOP tadi.

Misalnya, untuk mengikuti program COP (car ownership program) atau program kepemilikan kendaraan sesuai peratauran perusahaan, maka karyawan yang telah memenuhi syarat harus mengajukannya sesuai SOP. SOP ini merupakan prosedur implementasi teknis atas hak karyawan yang telah diberikan di dalam peraturan perusahaan.

Untuk mengeksekusinya, sebagai formalitas karyawan tersebut tinggal mengisi formulir atau dokumen yang telah disiapkan perusahaan, atau oleh HRD. Dokumen ini yang nantinya akan menjadi bentuk pertanggungjawaban perusahaan, bahwa perusahaan telah melaksanakna kewajibannya kepada karyawan, dan karyawan telah mendapatkan haknya sesuai peraturan perusahaan.

.

Artikel Terkait

Download Kontrak