Legal Officer memilki peran dan fungsi yang cukup penting khususnya untuk berbagai bentuk badan usaha, karena operasional perusahaan sangat tergantung pada perizinan dan otoritas legal lainnya. Dokumen-dokumen perizinan, kontrak, surat dan memo yang bersliweran merupakan penggerak operasional perusahaan di belakang meja. Tanpa adanya dokumen izin industri, maka roda mesin pabrik bisa dipastikan tak akan berputar. Tanpa arahan dan nasihat hukum dari Legal Officer, direksi perusahaan akan berjalan di ruang gelap tanpa penerangan. Segala hal yang berhubungan dengan jalannya perusahaan hampir selalu berurusan dengan hukum, baik untuk urusan internal maupun eksternal.
Secara internal, Legal Officer memilik peran fungsional yang cukup penting karena umumnya berkedudukan langsung dibawah direksi – staf ahli direksi. Kedudukan ini memudahkan Legal Officer untuk berkoordinasi dengan hampir semua bagian di internal perusahaan –marketing, akunting, internal audit dan HRD. Kedudukan ini memberi Legal Officer peran yang strategis, karena bisa mengakses hampir semua informasi tentang perusahaan. Keuntungannya, kedudukan strategis ini merupakan alarm yang bisa langsung mendeteksi adanya permasalahan hukum di internal perusahaan, sehingga tidak perlu menunggu waktu lama untuk segera disiram.
Secara eksternal, Legal Officer merupakan jembatan kerja sama antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan, baik pemerintah maupun swasta. Untuk memastikan perizinan perusahaan terpenuhi, Legal Officer harus membuat daftar perizinan tersebut dan menyiapkan konsep pengajuannya ke instansi pemerintahan. Untuk memastikan kerja sama perusahaan dengan pihak swasta, misalnya mitra bisnis atau vendor, Legal Officer perlu menyiapkan kontrak kerja sama dan memonitornya. Tugas-tugas eksternal ini, secara umum, membutuhkan hampir seluruh keterampilan hukum seorang Legal officer – menyusun konsep surat, kontrak, dan legal opini.
Dalam hal terjadi sengketa hukum yang melibatkan perusahaan, seorang Legal Officer juga merupakan andalan perusahaan untuk berdiri paling depan. Seorang direksi akan meminta nasihat Legal Officer untuk menyerang atau bertahan. Untuk sengketa sederhana, misalnya PHK dalam ketenagakerjaan, seorang Legal Officer mungkin hanya akan mengawasi dari jauh ketika sengketa itu ditangani oleh departemen HRD. Namun jika terjadi pelanggaran hak merek milik perusahaan, adalah tugas seorang Legal Officer untuk membuka laptop dan mulai mengetik somasi, melakukan nagosiasi, dan bila perlu mencari pengacara litigasi untuk mengajukan gugatan hukum.
Kedudukan Legal Officer Dalam Struktur Organisasi Perusahaan
Kedudukan Legal Officer dalam perusahaan umumnya ditentukan oleh besarnya skala perusahaan. Perusahaan berskala kecil umumnya tidak terlalu memperhatikan aspek hukum perusahaannya. Hal ini terkait dengan budget perusahaan untuk biaya tenaga hukum. Perusahaan skala kecil biasanya baru mempertimbangkan aspek hukum jika memang benar-benar membutuhkannya, dan untuk itu biasanya menyewa konsultan hukum professional. Konsultan hukum akan bekerja berdasarkan proyek, dan begitu pula pembayaran jasanya.
Untuk perusahaan skala menengah umumnya sudah memiliki seorang Legal Officer, yang tugasnya meliputi hampir semua urusan hukum. Secara manajemen perusahaan, hal ini juga terkait dengan budget. Mengumpulkan semua urusan hukum perusahaan dan menyerahkannya ke tangan seorang Legal Officer dinilai lebih efisien. Di samping itu, pekerjaan hukum perusahaan level menengah umumnya masih belum terlalu sibuk.
Untuk perusahaan berskala besar, misalnya perusahaan group, pekerjaan-pekerjaan hukum ditangani dengan lebih rinci dan terdistribusi. Budget bukan merupakan faktor hambatan. Perusahaan besar perlu memastikan bahwa bisnisnya, yang juga berskala besar, terhindar dari segala permasalahan hukum. Hal ini terkait dengan resiko bisnis perusahaan. Perusahaan berskala besar umumnya mengerjakan proyek besar dengan tingkat resiko yang juga besar.
Dalam perusahaan berskala besar, pekerjaan hukum telah terdistribusi dengan manageable oleh sebuah Legal Team. Tim tersebut biasanya dipimpin oleh seorang manajer (Legal Manager). Dalam perusahaan yang skala bisnisnya lebih massif, urusan legal bahkan dipimpin oleh seorang Division Head. Untuk menangani pekerjaan hukum lebih spesifik, Legal Manager dibantu oleh seorang Legal Coordinator dengan level Supervisor. Supervisor berfungsi mengawasi para sarjana hukum dengan level Legal Staff dengan spesifikasi pekerjaan:
- Memonitor perizinan perusahaan
- Membuat dan memonitor pelaksanaan perjanjian/kontrak
- Memonitor pelaksanaan proyek-proyek perusahaan dan corporate action
- Penyelesaian sengketa hukum perusahaan
- Melakukan update regulasi nasional maupun lokal, khususnya yang terkait dengan perizinan perusahaan
Selain Legal Staff yang terdiri dari para sarjana hukum, Legal Team juga dibantu oleh Legal Admin dan Compliance Officer. Keduanya tidak disyaratkan harus sarjana hukum namun memiliki peran yang cukup penting. Legal Admin berfungsi mengerjakan administrasi legal, dan memastikan semua pekerjaan Legal Team terdokumentasi dengan baik dan rapih. Seorang Compliance Officer merupakan petugas lapangan yang turun langsung ke instansi-instansi pemerintahan untuk mengajukan permohonan perizinan, menjaga hubungan baik dengan birokrasi, dan memembantu Legal Team untuk update regulasi teknis perizinan. (Dadang Sukandar, S.H./www.legalakses.com).