Mengajukan Komplain, Teguran, Somasi dan Gugatan: Jika Lawan Bisnis Tidak Melaksanakan Kewajibannya

Dalam menjalankan bisnis, kadang tidak selamanya mulus. Dalam pelaksanaan bisnis sering kali terjadi hambatan, yang membuat kita, atau mungkin rekan bisnis kita, tidak melaksanakan kewajibannya. Seorang penjual tidak mengirimkan barangnya tepat waktu, atau seorang pengguna jasa tidak membayar biaya jasanya sesuai kesepakatan awal.

Penyebabnya bisa bermacam-macam. Sepanjang tidak terlaksananya kewajiban dan tidak dipenuhinya hak itu masih beradasarkan iktikad baik, mungkin bukan masalah besar. Bisa saja, tidak dilaksanakannya kewajiban itu disebabkan karena kesalahpahaman, kelalaian, atau sebab-sebab lain yang sifatnya bukan kesengajaan. Sebuah produsen mesin mengirim mesin pesanan pelanggannya ke alamat yang salah, dan menyebabkan pengiriman itu terlambat 3 hari, apakah ini benar-benar tak termaafkan?

Kesalahpahaman seperti ini tentu saja masih bisa diperbaiki. Komunikasi yang baik diantara penjual dan pembeli akan membuat kesalahpahaman tadi cepat selesai. Pembeli hanya tinggal mengangkat telepon dan penjual menjelaskannya, dan kesalahan bisa segera dikoreksi.

Surat Komplain

Lain halnya kalau masalahnya sudah terang, tapi pihak yang tidak melaksanakan kewajibannya bersikukuh tak ingin mengoreksi keadaan. Seorang penjual tidak ingin mengganti barang salah kirim sementara pembeli sudah memohonnya melalui telepon. Dalam kondisi ini, komunikasi lisan jelas tidak efektif. Pembeli perlu mengirim surat, katakanlah surat komplain, atau apapun namanya, yang secara resmi memberitahukan bahwa salah satu pihak, lawan bisnisnya, tidak melaksanakan kewajibannya, atau melaksanakan kewajibannya tapi tidak sempurna.

Seorang pembeli kendaraan roda empat, setelah menghubungi showroom mobil, sebaiknya mengirimkan surat komplain apabila pihak showroom tidak merespon dengan positif – mengganti mobil manual yang dikirim dengan mobil automatic sesuai kesapakatan awal. Seorang pemberi pekerjaan bisa mengirim surat komplain kepada perusahaan pemborong, apabila pembangunan gedung tidak sesuai dengan perjanjian pelaksanaan konstruksinya.  

Ujung dari surat komplain ini adalah, agar pihak yang tidak melaksanakan kewajibannya bersedia mengoreksi keadaan dengan iktikad baik.

Surat Teguran

Nah, sekarang jika surat komplain yang sudah dikirim tidak ditanggapi, atau ditanggapi tapi tidak memuaskan atau tidak memberikan kesepakatan yang diharapkan, maka sudah saatnya salah satu pihak memberi teguran. Sampaikan terguran ini secara resmi juga melalui surat, surat teguran.

Surat teguran ini berisi, dengan susunan kalimat yang bersungguh-sungguh, agar pihak yang tidak melaksanakan kewajibannya memperbaiki keadaan. Surat ini meminta agar showroom mobil mengganti mobil manual yang dikirim dengan mobil automatic sesuai pesanan awal. Atau, surat teguran itu meminta perusahaan pengembang untuk memperbaiki konstruksi bangunan sesuai dengan perjanjian awal.

Bedanya dengan surat komplain, surat teguran ini sudah lebih tegas menyatakan kesalahan dan meminta perbaikan, namun masih dalam perspektif bisnis yang wajar. Pihak yang menegur hanya meminta perbaikan untuk mencegah, atau setidaknya, mengurangi dampak kerugian yang dialami.

Surat Somasi

Jika surat teguran tidak digubris juga, atau ditanggapi tapi tidak memberi penyelesaian yang diharapkan, maka pihak yang dirugikan dapat mengirim surat somasi. Surat somasi pada dasarnya adalah surat teguran juga, namun dalam somasi, surat teguran itu sudah lebih tegas karena menggunakan pendekatan hukum – bukan lagi dari perspektif bisnis.

Dalam surat somasi, pihak yang merasa dirugikan biasanya sudah memberikan ancaman, bahwa jika pihak yang tidak melaksanakan kewajibannya itu tetap tidak melaksanakan kewajiban, maka pihak yang merasa dirugikan akan memperkarakannya secara hukum – dengan mengajukan gugatan hukum.

Karena tidak ada ketentuan mengenai format bakunya, maka bentuk surat somasi memiliki format yang bebas, sepanjang surat itu mengandung peringatan pernyataan lalai dan jangka waktu pelunasan kewajiban. Meski secara hukum somasi cukup dilakukan hanya sekali, namun dalam prakteknya sering kreditur menyampaikan somasi itu sampai berkali-kali. Dalam praktek, somasi biasanya dilakukan sampai dua atau tiga kali (Somasi, Somasi Kedua dan Somasi Ketiga), meski ada juga kreditur yang menyampaikannya sampai puluhan kali somasi saking inginnya menyelesaikan wanprestasi mereka di luar Pengadilan.

Somasi pertama biasanya berupa peringatan yang bersifat soft, karena kreditur biasanya masih meyakini bahwa dengan peringatan tersebut debitur akan dengan sukarela melaksanakan isi somasi. Somasi pertama biasanya juga tidak terlalu keras dalam memberikan peringatan, karena kreditur masih punya kepentingan untuk mengajak debitur melakukan perundingan. Dalam somasi pertama, sering kreditur mengundang debitur ke kantornya untuk merundingkan kontrak mereka, dan bila perlu membuat kesepakatan baru yang sama-sama menguntungkan – atau setidaknya bisa mengurangi dampak kerugian. Bahkan, dalam somasi pertama, kata somasi cenderung tidak digunakan, dan kebanyakan kreditur lebih menyukai istilah Surat Teguran atau Surat Peringatan ketimbang  Somasi.

Jika somasi pertama tak dihiraukan, atau ditanggapi tapi tidak memuaskan, atau kreditur dan debitur berhasil melakukan perundingan tapi mereka tidak mencapai kesepakatan, maka kreditur dapat melayangkan somasi kedua. Dalam somasi kedua kreditur memberikan peringatan yang lebih tegas dari sebelumnya, dimana kreditur telah mengarahkan wanprestasi kontrak langsung pada alternatif-alternatif penyelesaian yang diharapkan. Dalam somasi kedua kreditur juga mulai memberikan ancamannya berupa gugatan hukum jika debitur tak mengindahkan isi somasi. Meskipun telah memberikan sinyal kuat ancaman perang, namun kreditur masih tetap membuka peluang untuk berdamai.

Dalam somasi ketiga, yang diajukan karena debitur tak juga memberikan penyelesaian yang memuaskan, ancaman kreditur sudah menyempit dan tegas. Dalam somasi ketiga biasanya kreditur hanya memberikan dua pilihan: laksanakan atau digugat. Dan jika somasi ketiga inipun tak memberikan penyelesaian yang memuaskan, barulah kreditur meniupkan terompet perangnya, meminta pengacaranya untuk menyiapkan surat gugatan pengadilan.

Surat Gugatan

Jika setelah disomasi ternyata debitur tidak juga melaksanakan kewajiban kontraktualnya secara sukarela, maka tiba gilirannya bagi kreditur untuk memaksa debiturnya dengan kekuatan hukum. Kreditur dapat menggugat debitur secara perdata ke pengadilan, yang jika gugatan itu dikabulkan, maka putusan hakimlah yang akan memaksa debitur untuk melaksanakan isi tuntutan.

Untuk mengajukan gugatan, kreditur harus memastikan terlebih dahulu bahwa pangkal sengketa mereka adalah wanprestasi kontrak – debitur telah lalai terhadap kewajiban kontraknya, dan karena alasan itulah kreditur mengajukan gugatan. Di pihak lain, debitur juga mempunyai hak untuk membela diri terhadap serangan kreditur dalam gugatannya. Karena para pihak berpegang teguh pada pendirian dan kebenarannya masing-masing, maka diperlukan pihak ketiga (hakim) untuk memutuskan sengketa mereka.

Gugatan ke pengadilan sendiri bisa diajukan secara lisan maupun tertulis. Namun karena mayoritas masyarakat telah mampu baca tulis, maka jarang sekali gugatan diajukan secara lisan. Pada umumnya sebuah gugatan dilayangkan dalam bentuk surat gugatan. Juga untuk mengajukan gugatan, para pihak tidak diwajibkan untuk menggunakan jasa penasihat hukum atau pengacara (advokat), meskipun hal ini sangat dianjurkan. Masing-masing pihak dapat mengajukan gugatan dan mewakili dirinya sendiri di persidangan.

Untuk mengajukan gugatan wanprestasi kontrak, pertama-tama penggugat harus membuat surat gugatan, menandatanganinya, kemudian mendaftarkan gugatan itu ke Kepaniteraan Pengadilan Negeri. Setelah dilakukan pemeriksaan dan gugatan itu dinyatakan memenuhi syarat, maka Pengadilan akan mendaftarnya, memberikan nomor perkara, melakukan panggilan sidang, dan memeriksa serta memutus sengketa. Meski surat gugatan tidak memiliki format baku sebagai syarat formil, namun dalam praktek telah menjadi standar umum bahwa gugatan itu perlu diajukan dalam format tertentu.

Untuk mengunduh draf Surat Komplain, Surat Teguran, Surat Somasi dan Surat Gugatan, silahkan ikuti link-nya di bawah ini. Anda bisa mengunduhnya secara bebas dalam format MS Word Document dan mengedit serta menggunakannya untuk kepentingan hukum dan bisnis Anda  (Dadang Sukandar, SH./www.legalakses.com).

0
.

Artikel Terkait

Download Kontrak

Video