Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaannya baik ke dalam bentuk mikrofilm, digital, ataupun media lainnya. Pengalihan itu tak berbatas waktu, sehingga bisa dilakukan sejak dokumen itu dibuat – atau sejak dokumen yang dibuat pihak luar diterima oleh perusahaan. Dokumen tanda terima pembayaran, misalnya, bisa langsung di-scan dan disimpan dalam format digital setelah dokumen tersebut diterima dari penerima uang. Pengalihan dokumen perusahaan semacam ini, secara hukum, telah mendapat pengaturannya di Undang-undang Nomor 8 Tahun Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.Dalam melakukan pengalihan, selain membuat persiapan, perusahaan juga harus melakukan penelitian terlebih dahulu terhadap segala aspek mengenai dokumen perusahaan yang akan dialihkan. Untuk itu perusahaan dapat membuat pedoman internal tentang tata cara pengalihan dokumen dan menunjuk penanggungjawabnya. Misalnya, untuk dokumen neraca tahunan dan perhitungan laba rugi tahunan, pengalihan itu hanya dapat dilakukan setelah dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ditandatangani terlebih dahulu oleh pimpinan perusahaan.
Jika dokumen yang dialihkan merupakan naskah asli yang mempunyai kekuatan hukum otentik, atau masih mengandung kepentingan hukum, maka perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli dokumen tersebut. Sebuah anggaran dasar perusahaan yang dibuat berdasarkan akta notariil, termasuk perubahan-perubahannya, merupakan dokumen otentik yang meski telah di-digitalisasi dokumen aslinya wajib disimpan. Anggaran dasar perusahaan merupakan dokumen paling penting yang secara hukum membuktikan eksistensi sebuah perusahaan.
Untuk membuatnya bernilai secara hukum, pengalihan dokumen perusahaan ke format mikrofilm dan digital wajib dilegalisasi. Legalisasi itu dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pegawai perusahaan yang ditunjuk. Legalisasi itu dilakukan dengan cara membuatkan berita acaranya. Selain memuat dengan jelas waktu, tempat dan pihak yang menandatanganinya, berita acara legalisasi juga harus menegaskan bahwa pengalihan dokumen perusahaan itu telah dilakukan sesuai dengan aslinya.
Berita acara pengalihan dokumen perusahaan harus dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan dilampiri dengan daftar keterangan mengenai dokumen yang dialihkan. Ketiga rangkap berita acara itu masing-masing dipegang oleh pimpinan perusahaan, unit pengolahan, dan unit kearsipan. Ketiga rangkap berita acara itu merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen perusahaan yang dialihkan.
Pengalihan dokumen perusahaan yang telah dilegalisasi merupakan alat bukti hukum yang sah. Keabsahan ini, misalnya, telah juga memperoleh dukungan hukum dari Undang-undang Nomor __ Tahun 11 Tahun 20018 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). UU ITE menegaskan, bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah. Selain legalisasi hasil pengalihan, hasil cetak dari hasil pengalihan itupun, untuk keperluan tertentu, dapat dilakukan legalisasi.
(www.legalakses.com)
Artikel terkait:
