Siapkan Data-data Ini Sebelum Ke Kantor Notaris Untuk Membuat Akta Pendirian PT (Perseroan Terbatas)

Eksistensi sebuah perusahaan Perseroan Terbatas (PT), secara hukum, diukur dari akta pendirian-nya. Tanpa adanya akta pendirian PT, dan juga perubahannya, maka bisa dikatakan sebuah PT tidak eksis. Akta pendirian ini berisi anggaran dasar perusahaan dan keterangan lainnya yang dibuat oleh Notaris, dan disahkan oleh Kementerian Hukum dan HAM. Ketika mendirikan perusahaan PT, maka Anda harus membuat akta pendiriannya terlebih dahulu kemudian disahkan.

Biasanya Notaris sudah mempunyai format umum untuk membuat akta pendirian bagi klien yang menggunakan jasanya. Format umum ini sudah disesuaikan dengan UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas (UUPT), sehingga dapat digunakan sebagai template umum untuk hampir semua perusahaan PT yang dibuat oleh Notaris bersangkutan – meskipun untuk bagian-bagian tertentu masih bisa disesuaikan. Jadi, Ketika Anda mendatangi kantor Notaris dan minta dibuatkan akta pendirian PT, maka Notaris tinggal mengopi saja format umumnya.

Namun meskipun sudah mempunyai format umum, yang mengatur ketentuan-ketentuan umum di dalam anggaran dasar, Notaris masih perlu menyesuaikan setiap akta pendirian yang dibuatnya dengan kebutuhan para pendiri. Penyesuaian itu khususnya meliputi ketentuan-ketentuan mengenai para pendirinya: identitas para pendiri, nama PT, jumlah modal dan saham dan susunan organ PT. Ketentuan-ketentuan ini tentunya antara satu dengan perusahaan yang lain berbeda.

Jadi, sebelum mendatangi kantor Notaris, Anda perlu menyiapkan data-data khusus yang dibutuhkan tersebut, untuk dicantumkan Notaris ke dalam akta pendirian perusahaan. Data-data ini tentunya harus sudah Anda bicarakan dan putuskan terlebih dahulu dengan matang, dengan partner bisnis Anda sebagai sesama pendiri. Data-data itu antara lain:

  • Nama PT
  • Tempat Kedudukan PT
  • Maksud, Tujuan dan Kegiatan PT
  • Jangka Waktu Berdirinya PT
  • Modal PT
  • Jumlah Saham
  • Organ PT (RUPS, Direksi dan Komisaris)

Nama PT

Pertama-tama Anda perlu memberi nama perusahaan Anda. Mendirikan perusahaan hampir sama seperti melahirkan bayi, Anda harus memberinya nama. Nama ini merupakan ciri identitas yang membedakan satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Ketika membuat akta pendirian PT, Anda harus memberitahukan nama calon PT Anda ke Notaris untuk dicantumkan di akta pendirian.

Dalam pendirian PT, memberi nama perusahaan merupakan proses tersendiri yang kadang bisa rumit. Anda tidak bisa sembarangan memberikan nama PT kepada perusahaan baru Anda. Terkait nama ini, UUPT telah memberikan batasan-batasan yang jelas untuk memberikan nama sebuah PT. Sesuai UUPT, sebuah nama PT tidak boleh:

  • Nama yang telah dipakai oleh perusahaan lain (atau memiliki persamaan pada pokoknya dengan nama perusahaan lain).
  • Bertentangan dengan ketertiban umum dan/atau kesusilaan.
  • Sama/mirip dengan nama lembaga negara, lembaga pemerintah atau lembaga internasional kecuali mendapatkan izin.
  • Tidak sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya.
  • Terdiri dari angka atau rangkaian angka, huruf atau rangkaian huruf yang tidak membentuk kata.
  • Mempunyai arti sebagai perseroan, badan hukum atau persekutuan perdata.

Untuk memastikan agar nama yang Anda sodorkan ke Notaris tidak bertentangan dengan ketentuan-ketentuan di atas, pertama-tama Notaris akan memeriksanya terlebih dahulu. Pemeriksaan itu juga dilakukan ke Kantor Kementerian Hukum dan HAM untuk memastikan, bahwa nama PT yang Anda sampaikan belum digunakan oleh perusahaan lain.

Oleh sebab itu, sebelum mendatangani kantor Notaris, sebaiknya Anda menyiapkan beberapa nama sekaligus sebagai alternatif. Jangan sampai Anda sudah menyiapkan sebuah nama, tapi nama tersebut sudah digunakan oleh perusahaan lain. Akibatnya, Anda tidak dapat menggunakan nama itu dan terpaksa mencari nama lain.

Tempat Kedudukan PT

Sama seperti orang perorangan, sebuah perusahaan juga mempunyai tempat kedudukan hukum atau domisili. Tempat kedudukan ini harus dicantumkan di dalam akta pendirian PT. Tempat kedudukan ini yang nantinya menjadi pusat aktifitas perusahaan, meskipun dalam operasionalnya perusahaan mempunyai cabang-cabang atau proyek-proyek di tempat lain.

Sebelum menentukan tempat kedudukan, pertama-tama Anda harus memastikan bahwa tempat kedudukan PT tersebut dapat digunakan sebagai tempat usaha. Jika Anda menggunakan rumah tinggal Anda sendiri sebagai domisili PT, maka terlebih dahulu Anda harus memastikan:

  • Lokasi rumah Anda sesuai dengan Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW) sebagai tempat usaha.
  • Rumah Anda memiliki 2 izin mendirikan bangunan (IMB) sekaligus, yaitu IMB untuk izin tinggal dan izin usaha.

Kalau rumah tinggal Anda tidak sesuai dengan RTRW yang memang diperuntukan bagi lokasi usaha, dan IMB rumah Anda hanya untuk izin tinggal (tanpa izin usaha), maka Anda tidak dapat menggunakan rumah tersebut sebagai tempat kedudukan PT baru Anda.

Dalam praktek, cara paling mudah untuk menentukan lokasi usaha misalnya dengan menyewa sebuah rumah toko (ruko). Biasanya sebuah ruko memiliki IMB yang perizinannya khusus untuk tempat usaha (namun tetap Anda harus memastikan IMB-nya).

Atau, alternatif lain, Anda bisa menggunakan virtual office untuk domisili perusahaan. Virtual office merupakan kantor virtual yang bisa disewa untuk keperluan domisili perusahaan. Di virtual office Anda tidak menyewa kantor secara fisik, namun Anda bisa menggunakannya sebagai domisili perusahaan dengan membayar sewa. Bahkan, jika diperlukan, Anda bisa menggunakan bangunan fisik kantor untuk keperluan rapat (meeting) dengan calon klien atau pelanggan, dengan dikenakan biaya sewa tambahan.

Jadi, sebelum menghadap Notaris dan minta dibuatkan akta pendirian PT, maka tentukan dulu tempat kediaman atau domisili calon PT baru Anda. Gunakan tempat kediaman yang memang benar-benar bisa digunakan sebagai tempat usaha.  

Maksud, Tujuan dan Kegiatan PT

Maksud, tujuan dan kegiatan usaha yang akan dilakukan sebuah PT yang akan didirikan, juga harus dicantumkan di dalam akta pendirian PT. Notaris akan mencatatakan kegiatan perusahaan tersebut di dalam akta pendirian sesuai kebutuhan Anda sebagai pendiri. Jika perusahaan Anda bergerak dibidang jasa pelaksana konstruksi, maka ruang lingkup kegiatan itulah yang harus dicantumkan di dalam akta pendirian, dan bukan misalnya kegiatan ekspor-impor barang.

Akan tetapi Anda juga bisa memasukan lebih dari satu ruang lingkup kegiatan usaha ke dalam akta pendirian. Ini misalnya untuk mengantisipasi perkembangan bisnis Anda ke depan. Misalnya, selain jasa pelaksana konstruksi, Anda juga bisa memasukan ruang lingkup kegiatan usaha sebagai konsultan, pengawas pekerjaan konstruksi, termasuk memasukan ruang lingkup yang kegiatannya berbeda sama sekali, seperti misalnya perdagangan atau supplier barang-barang material.

Jangka Waktu Berdirinya PT

Perusahaan PT Anda dapat didirikan untuk jangka waktu tertentu atau tanpa jangka waktu, dan ketentuan ini harus dicatatkan di dalam akta pendirian. Jadi, Anda juga perlu menyiapkan data ini. Tapi umumnya, dalam hampir semua akta pendirian PT, sebuah PT didirikan untuk jangka waktu yang tidak terbatas. Ini berarti perusahaan tersebut secara hukum dianggap akan berdiri selamanya, sampai suatu saat nanti dilakukan pembubaran.  

Modal PT

Ketentuan lainnya yang harus dicantumkan dalam akta pendirian PT adalah modal perusahaan. Sesuai UUPT, struktur modal PT terdiri dari modal dasar, modal ditempatkan dan modal disetor, dan keterangan mengenai modal ini harus dicantumkan di dalam akta pendirian PT.

Modal dasar perusahaan pada prinsipnya adalah total jumlah seluruh saham yang dapat diterbitkan oleh perusahaan. Sesuai UUPT, modal dasar ini terbagi dalam saham dengan nilai nominal yang pasti (fixed nominal values). Misalnya, jika modal dasar perusahaan yang Anda dirikan adalah sebesar Rp. 100.000.000, maka modal dasar tersebut harus dibagi ke dalam saham-saham dengan masing-masing saham bernilai tetap. Misalnya, modal dasar tersebut terbagi ke dalam 100 lembar saham dengan nilai masing-masing saham sebesar Rp. 1.000.000.

Sesuai UUPT, modal dasar PT paling sedikit adalah sebesar Rp. 50.000.000. Dari total besarnya modal dasar, minimal 25%-nya harus ditempatkan dan disetor penuh. Jadi, tidak semua modal dasar harus ditempatkan dan disetor penuh. Dari contoh diatas, pendiri PT tidak harus menempatkan dan menyetorkan penuh modal dasarnya sebesar Rp. 100.000.000, akan tetapi dari modal dasar itu yang wajib ditempatkan dan disetor minimal 25%.

Jadi, sebelum berangkat ke kantor Notaris untuk membuat akta pendirian PT, pastikan dulu pembagian modal diatas, baik modal dasar, modal ditempatkan dan modal disetornya. Anda tentunya harus membicarakan ini bersama dengan rekan bisnis Anda sesama pendiri PT. Besarnya pembagian modal-modal tersebut nantinya akan dicantumkan di dalam akta pendirian dan menentukan besarnya hak suara dalam RUPS dan bagian dividen/laba para pemilik perusahaan.

Jumlah Saham

Selain besarnya modal, tentukan juga jumlah dan besarnya bagian saham dari masing-masing pendiri perusahaan. Setiap pendiri perusahaan harus mengambil bagian saham di dalam perusahaan yang akan didirikannya.

Jika PT yang Anda dirikan modal dasarnya sebesar Rp. 100.000.000 dan terbagi dalam 100 lembar saham (masing-masing saham bernilai Rp. 1.000.000), dengan modal ditempatkan dan disetornya katakanlah 50% (sebanyak 50 lembar saham atau senilai Rp. 50.000.000), maka para pendiri harus membagi ke-50 lembar saham tersebut diantara mereka. Pembagian itu misalnya:

  • A mengambil bagian 30% saham, atau 15 lembar saham senilai Rp. 15.000.000.
  • B mengambil bagian 30% saham, atau 15 lembar saham senilai Rp. 15.000.000.
  • C mengambil bagian 40% saham, atau 20 lembar saham senilai Rp. 20.000.000.

Sebelum mendatangi kantor Notaris untuk membuat akta pendirian, para pendiri sebaiknya merundingkan dan memutuskan dulu pembagian modal saham ini. Pembagian ini nantinya akan mempunyai konsekwensi penting terutama terhadap hak suara dalam RUPS dan pembagian dividen.

Organ PT (RUPS, Direksi dan Komisaris)

Terakhir organ perusahaan, yaitu struktur organisasi perusahaan yang terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Direksi (Direktur) dan Komisaris. Anda dan rekan-rekan Anda sesama pendiri PT harus menentukan penanggung jawab dari organ PT tersebut: siapa memegang jabatan apa?

Secara umum, kebijakan dan keputusan tertinggi PT berada di dalam RUPS, yaitu rapat kumpulan para pendiri dan pemilik perusahaan. Dalam pelaksanaannya, Direksi (Direktur) mempunyai fungsi sebagai penanggungjawab pelaksana kegiatan perusahaan, sedangkan komisaris berfungsi sebagai pengawas. Sewaktu mendatangani kantor Notaris untuk membuat akta pendirian PT, sebaiknya Anda sudah siap dengan struktur organ PT tersebut.

(Dadang Sukandar, SH./www.legalakses.com)  

 

 

ARTIKEL TERKAIT

VIDEO